• 人事部だけでなく企業の基幹システムの見直しも必要

    • 社会保障と税の分野で開始されるマイナンバーですが、それに伴い関連する行政への主だった届け出や手続きではマイナンバーの記載が必要となり、現在の人事システムのままでスタートすると目的外の取得利用とみなされるケースもあります。
      また、源泉徴収票などへの番号記載が必要になるためフォーマット変更に伴い、システム改修なども必要になるのです。

      もちろん、人事システム以外にも、給与等に関わる経理システムや地方拠点についても再構築の必要性がでてきます。従業員以外にも、講師講演者への謝金や大家さんへの賃料、会社によっては司法書士や弁護士などの専門家への報酬さらには株主への配当支払いなど、さまざまな支払い調書を企業は作成しており、それには法人または個人の番号の記載がこれからは必要になるのです。


      そのため番号の取得と本人確認をおこない、またこれらの人々の個人番号を取得する企業は安全管理の義務が発生します。人事では対応した基幹システムや管理体制を再認識し、沿ったかたちで再構築していても従来、このような外部者への支払いについては特別な個人情報だという認識がそう高くないことから、情報管理に不備が出る可能性もあるのです。

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      そのため、経理担当者についてもフローの再認識の必要があります。

      支払い調書に関してはこのように人事部門だけの話ではなく、マイナンバー制度への対応やチェック体制が正しく構築できるように、企業全体で取り組んでいくことが重要です。マイナンバー制度では企業が従業員に代わって行っている税や社会保障に関する事務手続きにおいて従業員の個人番号が必要になります。

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      各人の個人番号は行政から企業が直接入手するこはできませんので、制度前に雇用していた従業員と、制度開始後に雇用した従業員すべてから提供してもらい扶養家族がいる場合にはその家族の個人番号についても提供してもらう必要があるのです。従業員とは正社員に限らずパートやアルバイト、もちろん高校生のアルバイトも対象となり、期間工や短期のアルバイトであっても自社が直接支払者として給与を支払うのであれば必要になります。

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      また、従業員でなくても講演者や販促スタッフも税の支払い調書にてマイナンバー記載の欄が追加されていますので、取得が必要です。ただし、派遣社員については契約主体となる派遣元が個人番号を取得することになります。企業としては、人事、総務部門を中心に取得確認等を進め、源泉徴収票や法定調書の番号の記載、税務署への提出業務があり、番号の適切な保管と運用、関連システムの構築が必要です。人事部としては、番号申告の指示や問い合わせ業務、関連書類の受領や申告内容の確認と不備書類の対応が新たに加わる業務となります。

      さらに、マイナンバーは給与厚生関連業務すべての領域においてマイナンバー対応システムの開発や導入を検討するなどシステムの再構築が必要で、税については運用開始された年末まで、社会保障については社保定時決定のために平均給与を申告する必要がある、6月末までに、また一番早くて3月の定年退職者などが発生すれば、早めに対応する必要があり、人事部を中心に人員の確保等も含め、業務の見直しが早急な課題となるのです。

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