• 法令違反にならないための人事システムによる安全管理

    • 人事部門ではマイナンバーに対応するために業務フローの見直しを行う必要があり、これまで当たり前のようにやっていた業務手順であっても、法令違反にあたるケースがでてきますので注意が必要です。


      また、マイナンバーの利用目的については就業規則などに明示し、必ず本人に伝える必要があります。

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      いったん取得したマイナンバーは明示した以外のことに使用はできないのです。

      業務の見直しの結果、人事や総務の仕事に手間がかかるようであれば、効率化のためにフローやシステムを再構築する必要が出てきます。

      また、マイナンバーは特定個人情報に該当しますので、エクセル等のスプレッドシートに表したものや確認のためにプリントアウトしたリストや様々なシステムベンダーによるデータベース等は全て個人情報ファイルと呼ばれて、その扱いは法的に扱いが厳しく制限されているのです。
      つまり、マイナンバーをシステムに記録し、保管するものは該当ファイルとして扱われることになり、社会保障や税分野で決められた業務以外では勝手に利用することができなくなっています。例えば、業務の補助のためにコピーやふせんなどに不用意に番号を転記しておく保存もできないのです。

      そのため、マイナンバーに関係するデータや書類、手続きにおける安全管理には細心の注意を払うことが求められます。
      システムのアクセス制限を設けたり、人事部でも担当者を決めるなど安全管理の順守を心がける人事システムの仕組みと体制づくりが大切になるのです。



      人事の制度化が進んでいくと賃金体系をつくる必要に迫られます。


      これは、従業員からの切なる要望でもあります。
      例えば、25歳の青年が自分の人生設計を、この会社で築き上げていくには、どのような収入の軌跡になるのかを知りたいからです。
      つまり、評価は別物としても、5年経過して30歳の時には、幾らの年収になるのだろうかを知りたいものです。結婚前であれば、結婚の時期も立てたいですし、子どもを作る年齢もシュミレーションしたいのです。
      賃金体系を作るということは、単に社員一人ひとりの賃金を自動的にはじき出すために作るものではありません。
      社員が、自分で人生設計を立てられ、それに基づいて、この会社で努力し生活の糧を得、幸せをつかみ取ると決意させるものでもあります。

      従って、人事のシステムづくりの中でも重要なシステムになります。
      だからといって、このシステムを他の人事制度が固まらないうちに作るのは間違いが起きてしまいます。

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      お金を優先すると会社づくりに歪みがでてしまうからです。
      賃金体系のポイントは、就業規則に沿って、入社した新卒を基本に一年ごとに積み重ねて行き生涯賃金を作成することから始まります。


      新卒が18歳で、定年が65歳であれば、47年間の賃金推移の標準値をはじき出さなければなりません。これをグラフに落とし込んだ軌跡に、従業員の何割を組み込むかで企業のレベルが決まってきます。

      つまり、これ以上と以下で格差が起きてくるからです。

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